Objectifs

>  Diagnostiquer l’adéquation d’une organisation aux objectifs stratégiques

> Porter un regard critique sur une organisation et proposer plusieurs scénarios

> Faire le bilan d’une organisation et anticiper les évolutions des métiers

Modalités

Un travail centré sur l’écoute et l’échange
Un diagnostic n’est pas un exercice froid basé uniquement sur des faits objectifs et mesurables. Il doit aussi prendre en compte les enjeux et les cultures internes, les représentations, les frictions mais aussi les aspirations des collaborateurs et des parties prenantes. Nous appuyons nos approches sur ces principes issus des sciences sociales (ethnologie et étude des comportements) basés sur l’observation et la bienveillance.

Un exercice dynamique et mobilisateur

Dresser un constat ou une situation s’inscrit nécessairement dans un projet avec un objectif opérationnel clair et partagé par tous. Les résultats de ce constat doivent être immédiatement activables. L’implication de tous les acteurs directement concernés dans l’exercice permet de faciliter considérablement le passage à l’action.


Les règles d’or

  1. Veiller à installer une gouvernance calibrée et efficace
  2. Donner toute son importance à la réunion de lancement
  3. Se placer à l’écoute de tous et susciter l’envie et la motivation
  4. Partager largement la restitution du diagnostic
  5. Ne pas hésiter à faire un focus sur 2 ou 3 grandes actions
  6. Travailler collectivement sur les scenarii d’évolution
  7. Installer un processus d’évaluation et d’amélioration continue de la qualité
  8. Mobiliser une équipe de consultants pluridisciplinaires et proches de vous

Exemples de projets 

Diagnostiquer l’adéquation
d’une organisation
aux enjeux stratégiques

Cette dynamique collectivité de l’ouest de la France a souhaité réaliser un diagnostic de la Direction de l’Éducation (950 agents) pour évaluer ses points forts et ses points de vigilance eu égard aux nouvelles orientations stratégiques des Élus, et accompagner la prise de fonction de la nouvelle Directrice.
Dynaction a rencontré l’encadrement de la Direction, ainsi qu’un panel d’agents représentant les différents métiers. Les principaux partenaires ont également fait l’objet d’entretiens. Le diagnostic réalisé a ensuite été partagé avec toutes les parties prenantes et a permis de déclencher une nouvelle dynamique collective, fondée sur un plan d’actions co-construit et des groupes thématiques mobilisés.

Porter un regard critique sur une organisation et proposer plusieurs scénarios possibles d’évolution

Les dirigeants de cette grande métropole ont souhaité redynamiser l’une des fonctions supports par l’élaboration d’un projet collectif ambitieux. Avant d’y parvenir, ils ont décidé de faire appel à un cabinet conseil pour dresser un état des lieux de l’ensemble de la fonction.
Dynaction a rencontré un panel de partenaires, de cadres et d’agents de cette fonction, ainsi que les représentants du personnel. Un rapport de diagnostic a été formalisé dégageant les principaux points forts et les principaux points de vigilance. Plusieurs scénarios d’évolution de la fonction ont également été proposés et partagés.

Faire le bilan d’une organisation et anticiper les évolutions possibles des métiers de l’accueil du public

La Direction de cet établissement public a décidé de profiter du départ de l’un de ses directeurs pour analyser les évolutions des métiers de l’accueil et de la surveillance. Dans ce but, elle a souhaité que Dynaction puisse rencontrer tous les acteurs concernés : direction, encadrement de proximité, agents et représentants du personnel.
Dynaction a mis en place des entretiens et des réunions sur une période 3 mois pour dresser un constat des atouts et des risques de la situation. L’ensemble de ces rencontres a permis de jeter les bases d’un dialogue possible sur les évolutions des différents métiers concernés, malgré un environnement financier particulièrement contraint.

Objectifs

> Dénouer des situations de crises au sein d’une direction ou d’un service
> Dénouer des situations de tensions interpersonnelles au sein d’une équipe

Modalités

L’émergence de tensions
Face à des transformations récentes ou à venir, les organisations sont souvent confrontées à des situations de fortes tensions internes avec leur encadrement et/ou leurs agents : le changement mené ou à mener n’est pas toujours compris, il suscite des peurs de l’avenir et entraîne des interrogations sur le sens des missions à réaliser, les conditions de travail et la motivation des personnes directement concernées. Un regard extérieur s’impose pour tenter de comprendre les raisons de cette crise et tenter d’apporter des réponses dans l’intérêt de tous.

Un exercice délicat mais indispensable
Donner la parole de manière neutre et objective avant de dresser un constat partagé de la situation est pour nous une des conditions clés du succès d’une telle mission d’accompagnement. L’implication de tous les acteurs est essentielle pour faciliter considérablement le passage à l’action

Les règles d’or

  1. Veiller à installer une gouvernance calibrée et efficace
  2. Prendre en compte l’importance de la communication
  3. Se placer à l’écoute de tous pour dissiper les peurs et les croyances
  4. Partager largement la restitution du diagnostic
  5. Travailler collectivement à la recherche de solutions
  6. Mobiliser une équipe de consultants pluridisciplinaires et proches de vous

Exemples de projets 

Dénouer une situation de crise au sein de la direction des services techniques d’une collectivité

Après avoir mis en place une nouvelle organisation du travail au sein d’une de ses directions techniques, les dirigeants de cette agglomération de l’ouest de la France ont constaté de fortes tensions chez les agents. Ils ont donc décidé de recourir à un appui extérieur pour analyser la situation et tenter de la résoudre avec succès.
Dynaction s’est donc placé immédiatement à l’écoute de toutes les parties prenantes au plus près des réalités du terrain. De ces entretiens avec les agents, l’encadrement de proximité, les organisations syndicales et la direction, Dynaction a formalisé et partagé un constat objectif et proposé des pistes pour avancer.

Dénouer une situation de tensions 
au sein des services sociaux 
d’un département

Face aux difficultés rencontrées au sein de l’équipe de la MDPH de ce département de l’ouest de la France, la Direction générale a souhaité faire appel à un appui extérieur pour comprendre les ressorts de la situation actuelle et proposer des pistes de solutions acceptables par tous.
Dynaction a eu comme mission de donner la parole à tous les acteurs de cette direction : cadres dirigeants, cadres intermédiaires et de proximité, agents et organisations syndicales, au travers d’entretiens individuels et d’ateliers collectifs. L’ensemble de ces rencontres a permis de jeter les bases d’un nouveau dialogue possible entre eux et d’une motivation renouvelée de chacun (direction, encadrement de proximité et agents).

Dénouer une situation de crise au sein d’un service d’une Direction départementale des territoires

Depuis plusieurs mois, la Direction de ce service territorial a constaté des dysfonctionnements importants dans l’un de ses services, ainsi que plusieurs arrêts récents de cadres et agents. Elle a donc décidé » de recourir à un appui extérieur pour comprendre la situation et trouver ensemble les moyens de la résoudre.
Après une information donnée à l’ensemble de la Direction, Dynaction s ’est p lacée à l ’écoute de l’encadrement et des agents de ce service. De nombreuses informations ont été récoltées, puis analysées par l’équipe de consultants pluridisciplinaires qui est intervenue. Un rapport a ensuite été formalisé afin de proposer des solutions concrètes. La Direction a choisi de les appliquer rapidement.

Objectifs

Lancer une dynamique collective en partageant un diagnostic avec tous  les acteurs directement concernés

> Donner envie aux personnes concernées de s’engager dans la démarche de transformation

Modalités

 

Le partage du diagnostic, une étape-clé

La restitution du diagnostic est une étape-clé de la démarche
de conduite du changement : elle doit s’opérer à minima auprès de l’ensemble des personnes rencontrées.
Chacun doit se retrouver, prendre conscience des aspects positifs comme des points de vigilance, et les partager dans un collectif (avec ses collègues, sa hiérarchie, etc.) et se sentir engagé pour trouver les solutions d’amélioration. 

Un exercice qui se prépare avec soin

Le processus de restitution s’organise après un échange avec l’instance de gouvernance de la mission.
L’objectif consister à partager un diagnostic « dynamique » qui suscite l’envie d’oser et d’aller de l’avant, tout en préparant la phase de co-construction du futur plan d’actions. 

Les règles d’or

  1. Clarifier à l’avance les rôles des consultants et des dirigeants
  2. Prévoir une organisation matérielle qui facilite la participation de tous
  3. Garder un temps pour l’expression individuelle
  4. Laisser une trace écrite de la restitution réalisée
  5. Annoncer clairement la suite de la démarche

Exemples de projets 

Diagnostiquer l’adéquation
d’une organisation
aux enjeux stratégiques

À la veille de mettre en place une nouvelle organisation des services, les dirigeants de la ville ont souhaité donner la parole aux cadres pour mesurer leurs attentes et leurs craintes par rapport aux changements annoncés.
Après avoir cadré leur intervention, les consultants de Dynaction ont pu rencontrer individuellement l’ensemble des cadres avant de formaliser un diagnostic des points forts et des points de vigilance internes.Ce constat a ensuite été partagé avec toutes les parties prenantes et a permis à la Direction Générale d’annoncer un plan de mobilisation de l’encadrement, notamment au travers de plusieurs séminaires collectifs.

Porter un regard critique
sur une organisation et proposer
plusieurs scénarios possibles d’évolution

À l’initiative de la Direction Générale de la ville, une démarche de mobilisation de l’encadrement a été mise en place dans un contexte de changement institutionnel fort (avec notamment la mise en place des établissements publics territoriaux dans le cadre de la Métropole du Grand Paris).
Dynaction a eu comme mission de donner la parole à tous les cadres, de rédiger un diagnostic de la situation actuelle et de formuler des recommandations pour relancer une dynamique collective forte. Ce rapport a ensuite été partagé avec l’ensemble des cadres et a permis de déboucher sur des actions concrètes, largement portées par les personnes directement concernées ont également été proposés et partagés.

Faire le bilan d’une organisation
et anticiper les évolutions possibles
des métiers de l’accueil du public

Suite à des tensions internes, la Direction Générale du département a souhaité porter un regard extérieur sur cette situation afin de créer les bases d’une nouvelle dynamique collective.

Après une information donnée à l’ensemble de la Direction, Dynaction s’est placée à l’écoute de l’encadrement et des agents de la Direction. De nombreuses informations ont été récoltées, puis analysées par l’équipe de consultants pluridisciplinaires qui est intervenue. Le constat et les propositions ont ensuite fait l’objet de plusieurs restitutions dans lesquelles les cadres et les agents ont pu se reconnaître, ce qui permis d’enclencher rapidement des actions d’amélioration concrètes.

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